مدیریت : ۳کاربردتکنولوژی اطلاعات در مدیریت

  • مشارکت بیشتر در اراده کردن : مدیران واسه ایجاد رابطه بین خود باید مقداری وقت و نیرو صرف کنن . با بهره گرفتن از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی میشه وقت یا تلاشی رو که در این راه صرف میشه کم کرد. مخصوصا وقتی که مدیران از نظر فیزیکی در فاصله دور از هم قرار داشته باشن ..مثلا، فردی که میخواس محصول جدیدی رو تولید و عرضه کنه یه پیام الکترونیکی فرستاد و در مورد محصول جدید نظر می کنی . اون قبل از ۱۵۰ پیشنهاد از چهار گوشه جهان گرفت که تقریبا همه اونا از کسائی بودن که با ایشون هیچ گونه آشنایی نداشتن . گذشته از این ، نتیجه تحقیقات   نشون میده که تکنولوژی پیشرفته اطلاعات باعث می شه که تماسهای بین مدیران رده بالاو رده پایین سازمان زیاد شه .مدیران رده میانی سازمان می تونن به صورت مستقیم با مدیر تماس بگیرن ، و یه معاون می تونه مستقیما با مهندس طراح تماس بگیره .در یکی از بزرگترین خرده فروشیای دنیا که شکل های جور واجور شکلات و شیرینی رو تولید و عرضه می کنه ، کارکنان واحدها و شاخه های جور واجور سازمان با بهره گرفتن از سیستم رابطه الکترونیکی به صورتی مستقیم با مدیر عامل تماس می گیرن  و دیدگاه ها و یا نظریه های خود رو درباره اجناس شرکتای حریف و عکس العمل مشتریان رو به اطلاع ایشون می رسونن .
  • اراده کردن

  • افزایش سرعت اراده کردن :به کار گیری تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می شه که سازمان وقت کمتری رو صرف گردهماییای لازم واسه اراده کردن کنن .هم اینکه کاربرد این تکنولوژی تونسته یه وقتی رو که سازمانا باید صرف تفویض اختیار کنن کم کنن .تکرار پیاما کم میشه و گروه های ذی نفع می تونن به صورت مستقیم با همدیگه تماس برقرار کنن .مثلا شرکت زیراکس تونست زمان جلسه یا گرد همایی رو (با بهره گرفتن از سیستم کامپیوتری جدید ) کم کنه .قبل از تشکیل جلسه لازم نیس هیچ گونه نوشته ای یا کاغذی بین افراد و دوایر رد و بدل شه . هر واحدی طرح خود رو به شکل پیام الکترونیکی ، پنج روز قبل از جلسه میده ، و هر کدوم از مدیران عالی اجرائی اون رو مطالعه می کنه .زمان جلسه کوتاهه چون هر کدوم از اونا قبل از اون به حد کافی واسه مسئله مورد نظر وقت صرف کرده .
  • افزایش سرعت شناسایی مسائل :با بهره گرفتن از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی ، فعالیتای سازمان بیشتر و بهتر در برابر دید مدیران قرار میگیره . مثلا ، داده های مربوط به فروش و تحقیقات بازار ( از نظر خرده فروشیا و بررسیای انجام شده ) واسه مدیران دستیاب تر می شه .مدیران می تونن به صدا مخزن اطلاعاتی درباره صنعت ، امور مالی و الگوهای آماری دسترسی داشته باشن .این سیستم اطلاعاتی به سازمانا و مدیران امکان میده تا حجم بزرگتری از اطلاعات رو با دامنه بسیار وسیع تر جمع آوری کنن .مثلا مدیر عامل یه شرکت بزرگ خرده فروشی میگه من میتونم از هر کدوم از واحدا و فروشگاه های خود اطلاعات جورواجور بگیرم . مثلا می دونم چند مشتری از واحد الف در باره شکلات یا نون قندی چه پرسشایی کردن یا چه تعداد از مشتریان ( به دلیل حساسیت داشتن به ماده خاصی )درباره محتوای نوع خاصی از شیرینی سوال داشتن ، و آخر اینکه من از هر گونه اعلام نظر مشتریان در باره شکل های جور واجور شیرینیایی که تولید و عرضه می کنیم آگاهی پیدا میکنیم .

طراحی سازمان :

اینک سازمانا به اثرات خیلی عجیبی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعات بر ساختار سازمانی داره فهمیدن .نتیجه تحقیقاتی که در این مورد انجام شده این اثرات رو به توضیح زیر مشخص ساخته :

  • کاهش ارتفاع هرم سازمان : کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده که خیلی از سازمانا از سطوح زیاد مدیریت کم کنن . سازمانی که در لندن از این تکنولوژی پیشرفته استفاده کرد به جای رعایت دقیق سلسله مراتب اداری تلاش می کنه به کارکنان و اعضای سازمان اختیار بیشتری بده و سطوح مدیریت رو از ۱۳ به ۴ کم کنه . نمونه دیگه شرکت بیمه آتناست که با بهره گرفتن از تکنولوژی اطلاعاتی تیمی رو جانشین سیستم سرپرستی قدیمی کرد که طبق سلسله اختیارات کهنه و بی اعتبار کار می کردن .
  • تمرکز یا نبود تمرکز بیشتر :با در نظر گرفتن دیدگاه مدیریت ، کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تونه موجب تمرکز یا نبود تمرکز مدیریت سازمان شه .مدیرانی که میخوان سیستم اراده کردن خود رو متمرکز کنن می تونن از این تکنولوژی استفاده کنن تا اطلاعات بیشتری گرد بیارن . و تصمیمات بیشتری بگیرن که این بیشتر مسولیت بیشتری به دنبال داره .از طرف دیگه ، مدیرانی که بخوان سیستم مدیریت خود رو نا متمرکز کنن می تونن با به کار گیری این تکنولوژی ، اطلاعات بیشتری رو در اختیار کارکنان و اعضای سازمان بذارن و بر اندازه مشارکت اونا در تصمیم گیریا و استقلال و اختیار اونا اضافه کنن . فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در تعیین نتیجه کاربرد این تکنولوژی ( در جهت متمرکز بودن و یا نا متمرکز ساختن مدیریت ) مشکل اصلی اجرا می کنه .
  • فلسفه

  • بهبود هماهنگی :شاید یکی از بزرگترین ره آوردهای تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی این باشه که مدیران حتی وقتی دفاتر یا فروشگاه ها در نقاط جور واجور دنیا پراکنده ان می تونن با همدیگه رابطه بیشتری برقرار کنن .سه روش حاصل از کاربرد تکنولوژی (یعنی سیتم پیام دهنده الکترونیکی ،سیستم اطلاعات مدیران اجرائی و تشکیل میزگرد از راه دور )مدیران رو قادر ساخته تا با همدیگه رابطه بر قرار کنن و از فعالیتا و یافته های کار همدیگه خبردار شن . سیستم کامپیوتری کانالای ارتباطی جدیدی بوجود می آورد که مدیران می تونن با بهره گرفتن از اون به صورت یه گروه درایند و دارای رفتار گروهی گردند . این تکنولوژی در نابود کردن مشکلات به مدیران کمک می کنه و یه جور احساس گروهی خلق می کنه که به هویت سازمانی ( یعنی به همون چیزی که قبل از این نبود )راه می بره .
  • مشکلات

  • توضیح دقیق تر وظایف : با کم شدن وظایف اداری ، کاربرد این تکنولوژی موجب می شه که سیاستها به صورتی دقیق تر و توضیح وظایف به صورتی مفصل تر بیان شه. شرکتهایی که از تکنولوژی پیشرفته اطلاعات استفاده می کنن شباهت زیادی به سازمانای خدماتی پیدا می کنن . پستای مدیریت و اداری که پس از به کار گیری این سیستم اطلاعاتی باقی می مانند باید به صورتی آگاهانه تر عمل کنن . و به کارای سنگین تر دست یازند و آماده حل مشکلات جورواجور باشن .
  • افزایش کارکنان متخصص : کاربرد سیستم اطلاعات پیچیده نیازمند کارکنان بسیار آموزش دیده و حرفه ایست که بتونن با این سیستم کار کنن و اون رو سرپا نگه دارن . در بیشتر موارد سازمانا پس از به کار گیری این تکنولوژی کارگران غیر ماهر خود رو با افراد ماهر و متخصص جانشین می کنن . مثلا گروه بانک داران آمریکای شمالی پس از به کار گیری ” سیستم خدماتی مشتریان “مجبور شد نسبت کارکنان ماهر و حرفه ای خود رو از ۳۰ به ۶۰ برسانند . این سیستم ، جانشین تعداد خیلی از نیروهای دفتری شد . واسه کارایی چون نامه نویسی ، بایگانی و پر کردن فرمها تعداد کمی کارمند لازم بود و بقیه منتظر خدمت شدن . مدیران رده های بالایی و میان سازمانی با بهره گرفتن از این تکنولوژی می تونن بخشنامه ها  و پیامای خود رو بنویسن و با بهره گرفتن از سیستم پست الکترونیک ارسال کنن .

 

۲-۲-۴-۴ عوامل موفقیت در به کار گیری تکنولوژی اطلاعات

واسه اینکه به کار گیری تکنولوژی اطلاعات  در عمل موفقیت آمیز باشه، الزمات و عواملی در این کار موثر هستن که میشه اونا رو به دو نوع فنی وسازمانی تقسیم بندی کرد که به طور خلاصه بعضی از اونا شامل موارد زیره
۱ – انجام اندازه مناسبی از تحلیل و تحقیق در بازار. مانند مدلای سنتی، تجارت الکترونیک لازمه برنامه ریزی مناسب تجاری و قوانین ریشه ای واسه عرضه و تقاضاست.

برنامه ریزی

۲ -ایجاد راهی آسون و ایمن واسه مشتریان واسه تاثیری گذاری روی تراکنش هاست. کارتای اعتباری شناخته ترین وسیله پرداخت هزینه از راه اینترنت هستن که واسه حدود ۹۰ درصد خریدهای آنلاین به کار میره.
۳ – ایجاد توانایی اعتماد و امنیت. سرورهای موازی، مسائل سخت افزاری، تکنولوژیایی که خطا نکنن و مخفی بودن اطلاعات می تونن این نیاز رو برآورده کنن.
۴ – ایجاد سازمانی که دارای کارایی کافی واسه عکس العمل مناسب به هر نوع تغییر در محیطای اقتصادی، اجتماعی و فیزیکی باشه.
۵ – ایجاد یه پایگاه اینترنتی جذاب که شامل نمای ظاهری مناسبه.
۶ – ارائه اطلاعات کافی از محصول.

۲-۲-۴-۵موانع پیش روی تکنولوژی اطلاعات  در ایران
فاکتورهایی که در بالا به عنوان عوامل موفقیت در به کار گیری تکنولوژی اطلاعات ذکر شد، فقط در شرایط و موقعیتی میشه از اونا سخن به میان آورد که بسترهای لازم واسه ایجاد اونا جفت و جور شده باشه. به طور کل میشه بیان کرد که ایجاد و گسترش زیرساختای ارتباطی و اطلاعاتی اصل اولین واسه راه اندازی و به کار گیری تکنولوژی اطلاعاته. بعد باید از سواد اطلاعاتی یا سواد دیجیتالی سخن به میان آورد. واقعیت اینه که در جامعه الان ما درمورد این دو موضوع با معضلات اساسی مواجه هستیم. سوال اینجاس که تا الان در ایران تا چه اندازه زیرساختای اطلاعاتی مناسب و موثر بوجود آمده و تا چه اندازه بیشتر مردم به اینترنت دسترسی دارن و بعد در مرحله بعدی، چه درصدی از مردم دارای مهارت و سواد لازم واسه ناوبری در دنیای مجازی و انجام تراکنشا و مبادلات خود از این روش هستن. اینا دو موضوع اساسیه که در زمینه های دیگه مانند حکومت الکترونیک یعنی استفاده دولتا از تکنولوژی اطلاعات واسه مبادله و فرستادن اطلاعات به شهروندان هم بروز و ظهور پیدا می کنن. هم اینکه در کنار اونا مسائلی مانند وجود زیرساختای فیزیکی مناسب در دنیای واقعی هم اهمیت پیدا می کنن. مثلاً پست می تونه مرسولهای خریداری شده در دنیای مجازی رو به سرعت در اختیار خریداران بذاره؟ مسائل امنیتی در وب سایتا رعایت شده و این اعتماد در خریدار نسبت به فروشنده مجازی هست که بتونه با طیب خاطر مبادرت به خرید کالا کنه؟

یقیناً ما تا رسیدن به این مرحله راه درازی در پیش داریم، دست کم میشه توقع داشت که در موقعیت و شرایط فعلی بخش غالب جامعه نتونه از امتیازات تجارت الکترونیک استفاده کنه و این فرصت فقط در دست قشر خاص و کمترین نخبگان جامعه باشه که هم به اینترنت دسترسی دارن و هم از سواد دیجیتالی لازم واسه انجام تراکنش الکترونیکی بهره مند هستن

آزمایش کارکرد:

مدیریت سازمانا بدون توجه به کارکرد اونا ممکن نیس . واسه اندازه گیری کارکرد سازمانا نیاز به یه سیستم دقیق و کارآمده که از اون به عنوان سیستم اندازه گیری کارکرد نام برده می شه.واسه سیستم اندازه گیری کارکرد،تعاریف مختلفی ارائه شده که هر کدوم از جنبه خاصی به این موضوع نگریسته س اما تعریف کوتاه و کاملی از این سیستم رو میشه به شکل زیر نشون داد:

یه سیستم اندازه گیری کارکرد ، اندازه رسیدن سازمان به اهداف از پیش تعیین شده رو از راه اندازه گیری یه سری از شاخصها تعیین می کنه.

نکات اساسی یه سیستم اندازه گیری کارکرد شامل موارد به دنبال آمده:

– اهداف روشن، واقع گرا و قابل امتحان که از مأموریت سازمان و واسه مدیریت و برنامه ریزی نشأت می گیرن

– اندازه های کارکرد واسه امتحان اندازه رسیدن به مأموریت و اهداف.

– داده های درست تکرار پذیر و قابل قبول

– سیستم بازخورد واسه پشتیبانی و بهبود دائمی فرایندهای سازمان (طبیب زاده ، ۱۳۸۴،۴۱ )

 

تعاریف آزمایش کارکرد:

از واژه <<آزمایش کارکرد >>تعاریف بسیاری ارائه شده

وردر و دیویس فکر می کنند: آزمایش کارکرد فرآیندیه که کارکرد شاغل با اون اندازه گیری می شه و وقتی که درست انجام  شه کارکنان، سرپرستان، مدیران و درآخر سازمان از اون بهره مند  می شه( تولایی ۱۸،۱۳۸۵)

آزمایش کارکرد در بعد سازمانی معمولاً هم معنی با تاثیر فعالیتا هستش. منظور از تاثیر اندازه رسیدن به اهداف، برنامه ها با ویژگی کارآ بودن فعالیتا و عملیاته. (رحیمی،۱۳۸۵،  ۳۶ )

 

 

۲-۲-۴-۶ زمینه های استفاده تکنولوژی اطلاعات ( فناوری اطلاعات) در سازمان

سازمانا در چهار زمینه زیر از فناوری اطلاعات بهره می گیرن

-۱ امور پردازشی اطلاعات

-۲ امور اراده کردن

-۳ اشتراک اطلاعات

( -۴ نوآوری ( صرافی زاده ۲۰،۱۳